Zwiększ swoją wydajność pracy! 7 prostych sposobów.

Automatycznie zapisany szkic

„Czas to pieniądz” – tę rzeczywistość znają wszyscy przedsiębiorcy. Nie marnując go więcej, proponujemy, abyś zobaczył, jak przestać marnować ten deficytowy zasób i zyskać na produktywności.

1. Proste i efektywne planowanie.

Niektórzy przedsiębiorcy uwielbiają planować i używają wszelkiego rodzaju narzędzi technologicznych (niektóre z nich są dość drogie), aby zaplanować każdy krok. Zapominają jednak, że planowanie nie jest celem samym w sobie, ale narzędziem do realizacji celów strategicznych firmy.
Aby być najbardziej efektywnym w pracy, przedsiębiorca musi dbać o podejmowanie właściwych decyzji we właściwym czasie i musi działać szybko, a nie planować scenariusze, które prawdopodobnie nigdy się nie wydarzą.
W warunkach ostrej konkurencji i w trudnym klimacie gospodarczym najlepiej nie marnować czasu i skupić się na zadaniach, które są niezbędne do przetrwania firmy.
Aby to osiągnąć, spróbuj:
a. utrzymanie prostego i skutecznego systemu planowania,
b. nie przesadzaj (zbyt dużo planowania zabija planowanie),
c. wykorzystać planowanie do tego, czym jest: sposobem na utrzymanie kursu i zakomunikowanie swojej wizji strategicznej inwestorom.

2. Uporządkuj swoje dane.

Przedsiębiorcze życie rządzi się niespodziewanymi sytuacjami. Aby sobie z nimi poradzić, przedsiębiorca musi umieć posegregować, co jest istotne, a co nie. Podobnie, musi być wysoce zorganizowany, ponieważ będzie musiał zajmować się kilkoma plikami jednocześnie.
Zarządzanie finansami firmy, zasobami ludzkimi, aspektami prawnymi, a nawet klientami i dostawcami to codzienne bitwy, które przedsiębiorca musi stoczyć.
Aby zaoszczędzić czas, bądź rygorystyczny w sposobie klasyfikowania plików. W ten sposób możesz znaleźć wszystkie informacje, kiedy ich potrzebujesz.
Na przykład, trzymaj pod ręką wszystko, co jest niezbędne dla plików, którymi będziesz musiał się natychmiast zająć, i uwolnij swoje biuro od wszelkich papierów, które są bezużyteczne w danej chwili lub które już zostały załatwione. Aby zwiększyć produktywność i wydajność w pracy, scentralizuj i uporządkuj wszystkie swoje dane. Jednym słowem, przejdź na technologię cyfrową.
W rezultacie nie musisz tracić czasu na próby odnalezienia dokumentów, kontaktować się z dostawcami, a nawet śledzić ich poczynania kilka razy w nadziei, że przyślą Ci kopię utraconych dokumentów.

3. Wyeliminuj prokrastynację, aby zyskać na produktywności.

Nie każde zadanie, jakie ma do wykonania przedsiębiorca, jest przyjemne, daleko mu do tego. Istnieją pewne niewdzięczne zadania, które wszyscy mamy tendencję odkładać na później, na korzyść tych, które są bardziej motywujące i stymulujące, jakkolwiek ryzykowne może to być dla firmy.
Obowiązkiem przedsiębiorcy jest dawać przykład i nie unikać wszystkich tych zadań; od tego zależy wiarygodność jego przywództwa. Odkładanie na później tego, co możesz zrobić teraz, zwiększa tylko ilość pracy, którą musisz podjąć później, a przecież nie wiemy, co przyniesie przyszłość.
Dlatego równie dobrze możesz pozbyć się tego, co można zrobić teraz, aby przejść do czegoś innego. Zyskasz na efektywności w pracy i uwolnisz swój umysł, wykonując zadania na bieżąco.
Ponadto, najlepiej jest wyznaczyć kamienie milowe z mierzalnymi celami i jasno określić odpowiedzialność za każde zadanie, tak aby dotrzymać terminów.

4. Nie pozwól, aby spotkania się przeciągały.

Bardzo niewielu ludzi lubi niekończące się spotkania bez celu. Często pojawiają się one w momencie, gdy masz wiele pilnych spraw do załatwienia.
Dla dobra wszystkich staraj się ograniczać czas trwania spotkań i skupiaj się tylko na sprawach zasadniczych. Aby zwiększyć wydajność pracy, efektywnemu spotkaniu powinny towarzyszyć :
a. porządek obrad przekazywany z odpowiednim wyprzedzeniem, tak aby pracownicy mogli przygotować swoją część pracy,
b. zasady, które mają na celu ustanowienie i utrzymanie szacunku dla czasu,
c. konkretne działania, które należy podjąć i ocenić.
Spotkania służą znalezieniu rozwiązań, określeniu sposobu ich realizacji i koordynacji działań pomiędzy różnymi interesariuszami, w przeciwnym razie mogą być dla przedsiębiorcy stratą czasu.

5. Wyznacz granice gadulstwa.

Prawie każdy lubi przerwy na kawę lub spotkania towarzyskie z kolegami z pracy. Te nieformalne spotkania są nawet korzystne, zarówno dla poszczególnych osób, jak i dla samej firmy.
Należy jednak uważać, aby te chwile relaksu i spotkań towarzyskich nie wzięły górę nad pracą, ustalając zasady dla wszystkich pracowników. Dotyczy to również przedsiębiorców, którzy w ciągu dnia są odwiedzani przez swoich pracowników w poszukiwaniu informacji, instrukcji lub w celu omówienia innego kolegi, który nie wykonuje swojej pracy prawidłowo.
Chociaż konieczne jest stworzenie relacji zaufania z pracownikami, wizyty te, poza tym, że mogą ciągnąć się w nieskończoność, mogą odciągnąć Cię od zadań, od których zależy przetrwanie Twojej firmy. Aby być bardziej skutecznym przedsiębiorcą w pracy, dobrze jest delikatnie zasygnalizować swoim pracownikom, że nie masz dla nich zbyt wiele czasu, a jednocześnie zaoferować im możliwość przełożenia rozmowy na późniejszy termin.

6. Zorganizuj swój dzień i ustal swoje priorytety.

Nie musisz natychmiast odbierać każdego telefonu. Kiedy jesteś na spotkaniu, potrzebujesz czasu, aby się skoncentrować, lub jesteś już wystarczająco zajęty, nie wahaj się użyć poczty głosowej, dbając o to, aby zostawić wiadomość dla swoich klientów lub partnerów, informując ich, że oddzwonisz do nich przy pierwszej okazji.
Ponadto, konsultując się z pocztą głosową, określ priorytet dla każdego połączenia, obsługując najmniej pilne połączenia jako ostatnie. Aby dobrze zaplanować swój dzień i być bardziej wydajnym w pracy, zobacz również nasz specjalny artykuł o przedsiębiorcach: typowy dzień, który zwiększy Twoją produktywność.

7. Nie daj się przytłoczyć zalewowi maili.

Jednym z sekretów dobrego zarządzania czasem jest nie dać się przytłoczyć ciągłym napływem maili czy poczty. Wybierz czas (lub czasy) w ciągu dnia, najlepiej kiedy jesteś mniej zajęty, aby sprawdzić i odpowiedzieć na swoje e-maile. Oczywiście, nie należy również pozwolić, aby poczta się gromadziła, ryzykując przegapienie ważnych informacji.
Możesz jednak na przykład zdecydować się na sprawdzanie poczty na początku dnia, przed przerwą obiadową i pod koniec dnia, za każdym razem dbając o to, aby określić, na które e-maile powinieneś odpowiedzieć w pierwszej kolejności, a które mogą poczekać.
Wreszcie, aby zaoszczędzić więcej czasu, przyspieszyć swój rozwój, być wydajnym w pracy i zyskać na produktywności, powierz swoją księgowość i podatki cyfrowej firmie księgowej.

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *